Jenis-jenis record dan arsip

Jenis Arsip dan Record

Macam-macam Arsip adalah:

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. 

• Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :

1. Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
2. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

• Arsip Primer dan Arsip Sekunder

1. Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan
2. Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.

• Arsip Sentral dan Arsip Unit

1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya.
2. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi.

• Makro dan mikro arsip

1. Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat.
2. Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit.

• Arsip statis dan arsip dinamis
• Arsip abadi dan arsip tidak abadi.

1. Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah
2. Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

Macam-macam record

1. Menurut subjek atau isi

• Financial record
• Inventori record
• Personal record
• Sales record
• Production record

2. Menurut bentuk wujudnya

• Surat
• Naskah perjanjian
• Akta pendirian perusahaan
• Notulen rapat
• Laporan-laporan
• Kuitansi dll

3. Menurut kegunaannya

• Record yang mempunyai guna informatif
• Record yang mempunyai guna yuridis
• Record yang mempunyai guna ilmiah
• Record yang mempunyai guna historis

4. Menurut sifat atau kepentingannya

• Record non esensual
• Record yang diperlukan
• Record yang penting
• Record vital