Masalah pokok kearsipan dan cara pemecahannya

I Masalah Pokok Dalam kearsipan dan pemecahannya

             

Aktivitas surat menyurat kantor sering terhambat dikarenakan adanya permasalahan dalam kegiatan/sistem kearsipannya, adanya hambatan tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan kantor tersebut secara menyeluruh 

1. Masalah kearsipan

a.       Drs The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut :

·         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi

·         Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi laiinya,jangka waktu sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

·         Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

·         Tata kerja dan peraatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan teratur.

b.      Drs. E . Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang

·         Warkat diketemukan setelah lma mencari dn membongkar seluruh tumpukan kertas.

·         Warkat setiap hari selalu bertambah.

·         Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

·         Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

·         Pegawai di bidang penyimpnan warkat kurang terlatih

c.       Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penggunaan sistem penggolongan (Kalsifikasi) yang salah.

·         Organisasi yang kurang baik dan perumusan tannggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas .

·         Pegawai yagn tidak terlatih.

·         Tidak ada prosedur kearsipan tertentu

·         Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

·         Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

·         Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat yang dipinjam atau pengembaliannya.

                Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut :

·         Penerapan sistem penyimpanan yang kurang cepat.

·         Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

·         Pegawai Pengelolaan Arsip kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalakan tugasnya.

·         Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

·         Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan adanya penyusutan

·         Kerusakan arsip yang telah terjadi karena kurangnya perawatan maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majure), seperti bencana alam, kerusuhan, dll.

2 .Cara pemecahannya

Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut :

a.       Menggunkan sistem penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain :

·    Sistem Abjad (Alphabetical)

·    Sistem Masalah (Subject)

·    Sistem Nomor (Numeric)

·    Sistem Tanggal (Chronologi)

·    Sistem Wilayah (Geograhic)

Masing-masing sistem pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri .

b.      Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tekhnologi

c.       Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya

d.      Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengan menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim tersebut sebagai Out Slip.

d.       Mengadakan penyusutan arsip secara teratur. Arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna perlu disusutkan, sehingga arsip yang tersimpan hanyalah arsip yang masih mempunyai nilai guna saja.

d.

d.