Sistem Kerasipan

SISTEM KEARSIPAN

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan juga sangat dibutuhkan dalam pelakasanaan administrasi, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor.

Pada dasarnya sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :

1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Penyimpanan dan Penemuan kembali arsip

SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

SISTEM PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan pemusnaan arsip.
Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ),nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :
1. Penyimpanan arsip sistem abjad
2. Penyimpanan arsip sistem Subyek/pokok masalh
3. penyimpanan arsip sistem Nomor
4. Penyimpanan arsip sistem wilayah
5. Penyimanan arsip sistem tanggal

1. Penyimpanan arsip sistem abjad
Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain :
1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit
2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal
4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. Zkode diambil
dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks
5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/ judul yang sudah
diindeks
Kelebihan sistem abjad :
1) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi/instansi/lembaga/operusahaan
2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya
4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap
dokumen
Kelemahan sistem abjad :
1) dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat
yang diperlukan
2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf- huruf abjad yang berlainan
Peraturan Mengindeks dan memberi kode
Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan , adalah :
Golongan 1. Nama perorangan (Individual name)
2. Nama perusahan (Firm name/ Business name )
3. Nama Instansi Pemerintah ( Government name)
4. Nama organisasi /perhimpunan (Civic mission)


a.) MENGINDEKS NAMA ORANG INDONESIA
1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata, maka diindek sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Dearliana
Dearliana
-
-
D
2
Suharto
Suharto
-
-
S







2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku kata, maka diideks berdasarkan suku
kata nama terakhir
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Nazhira Idzni
Idzni
Nazhira
-
I
2
Muhammad Muslih
Muslih
Muhammad
-
M






3. Nama keluarga/ suku/ marga adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku/marga, maka diindeks
berdasarkan nama keluarga / suku/ marga misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Aspin Sihombing
Sihombing
Aspin
-
S
2
Bob Tutupoly
Tutupoly
Bob
-
T
3
Simon Manumpil
Manumpil
Simon
-
M

4. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangan
nya maka diindeks nama jelasnya, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
A Rachman
Rachman
A
R
2
M.Maulana S.
Maulana
M
S
M
3
A.H. Nasution
Nasution
A
H
N

5. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun dibelakang dan diketahui kepanjangannya
maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya :

NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
S. Ranuwijaya
Suwandi
Ranuwijaya
S
2
B.M. Diah
Bahrudin
Muhamd
Diah
B
3
T.D. Marzuki
Teuku
Daud
Marzuki
T

6. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asliatau marga dan gelar tidak diindeks,
ditempatkan pada unit dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka
gelar tersebut turut diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :
a) gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE,Prof, Phd, Msc, Mpd, MBA, MM,Msi dan lain-lain
b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain
c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu,
Cokorde, Lalu dan sebagainya
d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar
dan lain-lain
e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur, Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain
-lain. Diindeks sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ir H. Iwan Zaiwansyah
Iwan
Zaiwansyah
(H.Ir)
I
2
Jendral M. Panggbean
Panggabean
M
(Jendral)
P
3
KRT. Widjojoprawiro
Widjojoprawiro
-
(KRT)
W
4
Kyai Achmad Dahlan
Dahlan
Achmad
(Kyai)
D
5
Monsigneur Leo Sukoto
Sukoto
Leo
(Monsigneur)
S

7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama diri diikuti
oleh gelar urutan kelahiran, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ida Bagus Putu Arsana
Arsana
Putu
Ida Bagus
A
2
I Gusti Made Yono
Yono
Made
I Gusti
Y
3
I Gusti Nyoman Panji Tisna
Panji Tisna
Nyoman
I Gusti
P

8. Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian diikuti oleh
nama baktisnya, misalnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
FX Suharso
Suharso
F
X
S
2
Leo Sukoto
Sukoto
Leo

3
Antonius Yatin
Yatin
Antonius
Y
9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama
suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Ny. Sadiah Zainuddin
Zainuddin
Sadiah
(Ny)
Z
2
Ny. Suciati Suwiryo.
Suwiryo
Suciati
(Ny)
S
3
Ny. Kartini Legowo
Legowo
kartini
(Ny)


10. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara nama terakhir yang mengikuti kata bin /
binti sebagai main captionnya, misalnya :

NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Achmad bin Salim
Bin Salim
Achmad
S
2
Aminah binti Samidin
Binti Samidin
Aminah
S
3
Aziz bin Muslih
Bin Muslih
aziz
M







b). MENGINDEKS NAMA-NAMA ORANG ASING
1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks berdasarkan nama keluarga yang
biasanya ditempatkan di bagian belakang nam (Nick name), misalnya
a. Cara mengindeks nama orang Eropa/ Barat hampir sama dengan mengindeks nama Orang
Indonesia.
Pada umunya nama orang barat terdiri dari tiga bagian yaitu :
a. Nama Pertama (First Name)
b. Nama Tengah ( Christian name)
c. Nama akhir ( family name)
Contoh mengindeks nama tersebut diatas misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Robert John Kennedy
Kennedy
Robert
John
K
2
George R Terry
Terry
George
Robert
T
3
Thomas R Jones
Jones
Thomas
R
J

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan tanda
penghubung tersebut diindeks sebagai satu kata, misalnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Peter Smith-White
Smith-White
Peter
S
2
Marry Duff - Frasier
Duff - Frasier
Marry
D
3
Charles Bek-Grem
Bek-Grem
Charles
B
3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit
tersendiri, tetapi merupakan dari nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara
menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al
dan lain sebagainya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
John van den Bosch
van den Bosch
John
V
2
Leonardo da Vinci
da Vinci
Leonardo
D
3






4. Nama orang cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana ;nama tersebut ditulis,
karena baik orang cina, maupun orang Korea nama keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Liem Swie King
Liem
Swie
King
L
2
The Liang Gie
The
Liang
Gie
T
3







c). MENGINDEKS NAMA PERUSAHAAN
1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya ( Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)
diutamakan nama yang dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya,
misalnya :


NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
PT Mekasari
Mekasari
Perseroan
Terbatas
M
2
Pebrik sepatu Bata
Bata
Pabrik
Sepatu
B
3
Toko Serba Logam
Serba
Logam
Toko
S

2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara pengindekannnya adalah dengan
menampilkan kepanjangan dari singkatan itu, terlebih dahulu kemudian diindek sebgaimana nama
kepanjannya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
GIA
Garuda
Indonesia
Airways
G
2
Permigas
Minyak
Gas
Perusahaan
M
3
2 PT KAI
Kereta
Api
Indonesia
Perseroan Terbatas
K

3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh
jenis badan hukum atau kegiatannya, contoh :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
RS Cipto Mangunkusumo
Cipto
Mangunkusumo
Rimah Sakit
C
2
John Lee Company
lee
john
Company
L
3
Universitas Gajah Mada
Gajah
Mada
Unversitas
G

4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diideks
dengan cara menulis angka tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Toko 99
Sembilan-sembilan
Toko
S
2
Hotel 234
Dua tiga Empat
Hotel
D
3
Toko Pojok 45
Pojok
Empat lima
Toko
P

5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan merupakan singkatan diideks dengan cara
sebagai berikut
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Toko ABC
A
B
C
Toko
A
2
Firma KS
K
S
Firma
K
3












6. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari, dan , &, atau kata depan of maka kata
penghubung,kata depan tersebut harus diletakkan dalam kurung dan diindeks mengikuti unit
tersendiri, pengindekannya dilakukan sebagai berikut :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Suryono & Co
Suryono (and)
Company
S
2
Salon &Make UP
Sawitri
Salon (and)
Make Up
S
3





d). MENGINDEKS NAMA INSTANSI PEMERINTAH
Badan pemerintah meliputi Departemn Lembaga non departemen .
Demikian juga instani remi maupunp militer. Seperti Direktorat, sekretariat Jendral, Jawatan dll.
Untuk kepntingan file, untuk nama instani pemrintah ini perlu ada peraturan dan cara mengindksnya.

1. Badan pemritah didalm negeri diindeks dengan kata pengenalnya / kata tangkapnya, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Departemen Dalam Negeri
Dalam
Negeri
Departemen.
D
2
Direktorat Bea dan Cukai
Bea (dan)
Cukai
Direktorat
B
3
Kantor POS Besar
POS
Besar
Kantor
P

2. Lembaga Negara dan Lembaga non Departemen diindek kata pengenal/kata tangkapnya yang
diutamkn dan diikuti bentuk badan teresebut, misanya :

NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
LAN
Administrasi
Negara
Lembaga
A
2
LIPI
Ilmu
Pengetahuan
Indonesia
Lembaga
I
3
DPR
Perwakilan
Rakyat
Dewan
P
3. Badan Pemerintah Daerah dindek kata pengenal utamnya diikuti bentuk badan tersebut, misalnya :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Provinsi Jawa Tengah
Jawa Tengah
Provinsi
J
2
Kabupaten Ashan
Asahan
Kabupaten
A
3
Kecamatan Grogol
Grogol
Kecamatan
G

4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal terpenting dari nama yayasan /
perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
HMI
Mahasiwa
Himpunan
M
2
PGRI
Guru
Republik
Indonesia
Persatuan
G
3
ISWI
Sarjana
Wanita
Indonesia
Ikatan
S


5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang diutamakn adalah unit politik dari negara tersebut
Mslny :
NO
JUDUL/NAMA
UNIT 1
UNIT 2
UNIT 3
KODE
1
Republik Indonesia
Indonesia
Republik
I
2
CIA American
American
Central
Intelegence (of)
A
3





*** Cara menyusun warkat/surat atas ada 2 (dua ) cara yaitu
a.). Dictionary Order
warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang
menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file.
Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan .
Amerta, Bank
Andalas, Universitas
Andalas, Toko
Andalas , Hotel
b). Group Order
Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha.
Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta ,Bank
Centrla asia ,Bank
Delta, Bank dll.
PROSEDURE FILING SISTEM ABJAD
Sebelum kita membicarakan tentang prosdur kearsupan sitem ABJAD maka ebaiknya kita perlu memahai beberap hal
INCOMING MAIL
OUT GOING MAIL
1. Dindek
Si pengirim
Yang dikirimi
2. Diutamakan
Nama kantor/instansi
Nama kantor/instansi
3. Kode
Huruf pertama unit pertama
Huruf pertama unit pertama
4. Penandaan
Dengan geris bawah ,tinta merah
Dengan geris bawah ,tinta merah
5. Penulisan kode
Ditulis diatas kanan pojok atas
Ditulis diatas kanan pojok atas




Menyusun Daftar Klasifikasi
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, ….………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Sebagai contoh ilustrasi :
Graph
Graphic
Graphics



Sebelum surat disiman dalam arsip , perlu dilakukan bebrapa tindakn tertentu untukmenjamin kecepatn dan ketepatan dalam penyimpann dan penemuan kembali , yaitu ;
1. Pembuatan tanda pelpas ( release mark) sebagi tnda telah diseleaiknnya masalh dalam surat.
2. Membaca surat untuk mengetahui masalah dan persoalan isi surat yang sekaligus menetapakn judul
surat.
3. Pemberian kode, untuk menetukan ketepatn diman surat/warkat harus disimpan.
4. Pembuatan kartu penunjuk silang (cross referenc)
5. Pembuatn follow up slip
6. Menggolongkan mengelompokkan surat
7. penyimpanan surat

Pelengkapan Arsip
Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan :
a). Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan
Laci filing kabinet diberi kode pada bagian depannya.. Misalnya filing kCabinet mempunyai empat
laci maka kodenya adlah : Laci I berkode A- F Lsci II berkode G – L Laci III berkode M – S
Laci IV berkode T – Z
b). Guide, Banyaknya guide yang dibutuhkan bilamenggunakan sistem abjad sederhana 26 buah.
Ditempatkan pada folder/map gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang di mana
tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Mka pada masing-masing laci akan terdapat 26 guide.
Sehingga guide dapat yang dibutuhkan sebanya 26 x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk
membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya.
Pada tiap guide diber tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z kemudian disusun berdasarkan
abjad pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
c). Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana sebanyak 26
buah. Folder tersebut berkode A sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka
tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut :
Di belakang guide A disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Dibelang guide C, disusun Folder Ca, Cb, Cc……………Cz
d). Rak Sortir, Rak Sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi kode abjad dari A sampai z
sehingga meudahkan pemisahan surat
e). Kartu Indesks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu Indeks diseimpan dalam laci kartu indeks
f). Rak kartu atau laci Kartu, untuk menyimpan kartu indeks

Prosedur Penemuan Arsip
Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan mengantinya dengan Bon
Pinjam arsip

Pengurusan surat sistem kartu kendali

Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat dapat di bedakan menjadi 2 macam yang pertama adalah penanganan surat sistem buku agenda, dan penanganan surat sistem kartu kendali. Berikut ini akan kita bahas mengenai penanganan sistem karu kendali. Penanganan surat sistem kartu kendali merupakan sistem pola baru, dimana sistem ini dikembangkan sejak tahun 1972, sebagai hasil penelitian yang diciptakan Arsip Nasional Ri (ANRI) bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara (LAN). Sistem ini banyak diterapkan di instansi pemerintah yang volume kegiatan persuratannya sangat banyak.

Pengertian kartu kendali
Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

Fungsi kartu kendali adalah sebagai berikut.

- Alat pengendali surat masuk dan keluar

- Alat pelacak surat

- Arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses

- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi

Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Penanganan surat menggunakan kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia oleh petugas pencatat surat. Untuk mengidentifikasi jenis surat tersebut apakah penting, rahasia, biasa dapat dilihat sebagai berikut.

Ciri-ciri surat penting adalah sebagai berikut

• Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
• Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Ciri-ciri surat biasa adalah sebagai berikut.

• Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
• Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
• Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Ciri-ciri surat rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
• Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

A. Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
Berikut ini akan dijelaskan prosedur penanganan surat masuk penting menggunakan kartu kendali.

1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

• Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
• Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
• Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
• Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

• Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
• Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.
• Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

Berikut contoh kartu kendali

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks        : Diisi indeks surat
Kode         : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal      : Diisi tanggal terima surat
No urut      : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K        : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal        : Diisi hal surat
Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
Lampiran     : Lampiran surat
Dari            : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada      : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah      : Diisi unit pengolah
Paraf            : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

• Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.
• Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.
• Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.
• Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.
• Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.
• Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III
• Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.
• Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.
• Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.
• Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.
• Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah
• Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.
• Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

• Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.
• Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.
• Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

• Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.
• Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.
• Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

Lihat Bagan Penanganan Surat Masuk Penting

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

• Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
• Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
• Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

• Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
• Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
• Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
• Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
• Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

Demikian prosedur pengurusan surat masuk menggunakan sistem kartu kendali, untuk penangangan surat keluarnya kamu dapat melihatnya pada artikel Penanganan surat keluar sistem kartu kendali.

Cara Pegurusan suratsistem buku agenda

Pengurusan Surat Masuk dengan Buku Agenda

A.   Pendahuluan

Dalam meningkatkan produktivitas pekerjaan kantor sangat ditunjang oleh berbagai aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor. Salah satunya adalah pengelolaan kearsipan yang baik. Dalam suatu organisasi kantor, pengelolaan kearsipan mempunyai kekdudukan yang sangat penting, apalagi kini tengah menghadapi era globalisasi informasi. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsiapan yang baik berarti dapat mengatur, menyususn, serta mengumpulkan setiap arsip/warkat yang terprogram dan dapat memusnahkann arsip dengan cara yang paling tepat.

Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi kantor. dalam pelakanaannya, pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua sistem, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

Setiap persoalan yang terlibat dalam suatu aktivitas kantor harus memiliki keyakinan bahwa dengan melakukan pengelolaan arsip yang baik, sangat membantu dalam pencapaian tujuan kantor. oleh sebab itu rangkaian kerja dari penanganan arsip hendaknya harus berdasarkan pedoman dalamam penanganan serta penyimpanan arsip, sehingga setiap saat jika diperlukan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan kembali.

Agar kekuatan dan keutuhan arsip yang ada dalam orgaisasi dapat dipertahankan perlu dikembangakan keberadaan arsip, baik dilihat dari penataannya, sehingga penampilan suatu arsip dapat memberikan ciri khas berkembanganya organisasi suatu kantor.

B.   Judul

“Pengurusan Surat Masuk oleh Sekretaris dengan Buku Agenda”

C.   Pembahasan

1.      Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda

a.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk

1)      Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah :

·      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

·      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

·      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

·      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

2)      Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah :

·      Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima

·      Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat

·      Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

·      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya

·      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia

·      Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.

3)      Pencatatan

Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :

·      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting

·      Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju

·      Pemeriksaan lampiran-lampiran

·      Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.

4)      Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya  yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.

Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan. Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar.

5)      Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut :

·      Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh sekretaris atau kepala tata usaha

·      Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

·      Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.

Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar beredar. Dengan demikian surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau peugas penanganan surat perlu memperbanyak surat tersebut untuk ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut penggandaan, biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi stensil.

Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposi dapat dibedakan atas dua macam, yakni :

·      Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat

·      Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri.

6)      Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

·      Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

·      Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7)      Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

·      Meneliti tanda-tanda  berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

·      Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

·      Menyortir

·      Menyimpan ke dalam folder tertentu

·      Menata arsip yang baik serta teratur.